No importa si usted realizará eventos para la empresa en la cual trabaja, para la institución con la que colabora o de manera independiente. Usted debe saber que siempre un evento es una empresa en sí mismo.
Una empresa que puede durar horas, semanas o meses. El tiempo no es lo relevante. Lo verdaderamente importante es que al igual que una empresa tradicional, quien produce un evento debe ser capaz de:
-Diseña y crear un producto que impacte al "mercado": el evento mismo
-Gestionar talentos (Recursos Humanos)
-Buscar financiamiento: Procura el capital necesario para su proyecto
-Evaluar y controlar las finanzas
-Planear las acciones de marketing
-Vender
-Enfocarse en el servicio y controlar su calidad
Y por sobre todo:
-Diseña y crear un producto que impacte al "mercado": el evento mismo
-Gestionar talentos (Recursos Humanos)
-Buscar financiamiento: Procura el capital necesario para su proyecto
-Evaluar y controlar las finanzas
-Planear las acciones de marketing
-Vender
-Enfocarse en el servicio y controlar su calidad
Y por sobre todo:
-OBTENER UNA RENTABILIDAD, ya sea financiera o social
Es en ese sentido que el productor, sea interno dentro de una organización o independiente, es un empresario con todas sus letras. Sobre sus hombros está la responsabilidad y el disfrute de crear, liderar y rentabilizar un proyecto.
En ese sentido, también debe comprender que aún con la mejor capacidad de organización que tenga, su evento no será exitoso si no logra:
-Conseguir los fondos necesarios para realizarlo
-Que llegue la cantidad y el tipo de público que intentó convocar
-No cumple la misión y el objetivo de dicha empresa
¿Qué Tipo de Empresa es un Evento?Para comprender la naturaleza de los eventos como empresa, podemos decir que son un medio de comunicación. Tan válido como la televisión, la radio o la prensa, pero con un nivel mucho mayor de interactividad.
Es en ese sentido que el productor, sea interno dentro de una organización o independiente, es un empresario con todas sus letras. Sobre sus hombros está la responsabilidad y el disfrute de crear, liderar y rentabilizar un proyecto.
En ese sentido, también debe comprender que aún con la mejor capacidad de organización que tenga, su evento no será exitoso si no logra:
-Conseguir los fondos necesarios para realizarlo
-Que llegue la cantidad y el tipo de público que intentó convocar
-No cumple la misión y el objetivo de dicha empresa
¿Qué Tipo de Empresa es un Evento?Para comprender la naturaleza de los eventos como empresa, podemos decir que son un medio de comunicación. Tan válido como la televisión, la radio o la prensa, pero con un nivel mucho mayor de interactividad.
Lo que se produceSu producto principal son los contenidos que pueden ser ofrecidos en distintos formatos, dependiendo del tipo de evento o del enfoque estratégico de la productora.
En ese sentido, la generación de contenidos está más ligada a las artes escénicas y sus formas de financiamiento al mundo de la publicidad y el márketing.
En cuanto a los contenidos, estos corresponderán a la misión y visión de quien ha encargado la producción y deben responder a objetivos específicos que se han propuesto previamente. Por ejemplo, una empresa de fabricante de ropa para bebés, pueden generar contenidos hacia las madres embarazadas o con hijos recién nacidos, lo que se ajustaría a su misión. En ese caso, también buscará cumplir con el objetivo de realizar ventas u obtener una cuota más alta de mercado.
Los formatos se refieren al tipo de evento que servirá de "envase" para esos contenidos. Siguiendo con ejemplos, la empresa en cuestión podría decidir que los contenidos se difundieran en formatos de talleres de capacitación, encuentros de entretenimiento, participación en ferias, Expo bebé, etc.
Cómo se financia
Las fuentes de financiamiento de los eventos pueden ser:
-Por venta de sus contenido: a. Paga quien quiere asistir y disfrutar del evento a través del valor de un entrada. (Eventos públicos)b. Paga quien encarga la producción completa de un evento . (Eventos privados)
-Por venta de espacios publicitarios: Paga quien quiere llegar con su mensaje a la audiencia cautiva que es el público asistente al evento.
-Por aportes de quienes buscan un rentabilidad social: Paga la institución o la empresa que tendrá un retorno indirecto de su inversión, como por ejemplo el ministerio de salud en un evento de su campaña contra el consumo de tabaco.
Las fuentes de financiamiento de los eventos pueden ser:
-Por venta de sus contenido: a. Paga quien quiere asistir y disfrutar del evento a través del valor de un entrada. (Eventos públicos)b. Paga quien encarga la producción completa de un evento . (Eventos privados)
-Por venta de espacios publicitarios: Paga quien quiere llegar con su mensaje a la audiencia cautiva que es el público asistente al evento.
-Por aportes de quienes buscan un rentabilidad social: Paga la institución o la empresa que tendrá un retorno indirecto de su inversión, como por ejemplo el ministerio de salud en un evento de su campaña contra el consumo de tabaco.
Claves
-Algunos contenidos base de los eventos:Cultura, deportes, negocios, ciencia, entretenimiento, etc
-Algunos formatos básicos de los eventos:Convenciones, shows, espectáculos, torneos, ferias, exposiciones, actividades de capacitación, concursos, fiestas temáticas, etc.
Secuencia de la Generación de Eventos
El Motivo:
Es el "porqué", íntimamente relacionado con una estrategia global que existe antes de cualquier evento. Al interior de una empresa u organización, este propósito se ve reflejado en su visión y misión.
No tiene una relación inmediata con los objetivos, sino con el enfoque y el contexto de la organización.
El productor, tanto interno como independiente debe conocer los elementos que dan vida a su empresa o institución:
En qué negocio están:
Quiénes y cómo son su clientes. Si existen distintos tipos de clientes debe detallar el perfil de cada grupo.
Cómo interactua la organización con los distintos estamentos de la sociedad
Qué mensajes comunican
Los Objetivos
Es el "para qué". Finalidad inmediata. Mientras más claros y medibles, habrá mayor coherencia entre la creatividad y los resultados.
Dentro de una organización pueden existir objetivos tan diversos como por ejemplo aumentar ventas por una parte mejorar los procesos de producción por otra. Esos distintos obietivos apuntan hacia el propósito de la organización, sin embargo, cada uno de ellos se cumple y se mide de formas específicas.
En ese sentido, el productor de eventos debe saber claramente con qué índice será medido el resultado que se obtenga de las actividades que realice. cuáles son los alcances de dichos objetivos y con qué recursos cuenta para contribuir al cumplimiento de dichas metas.
Esto es de especial importancia, pues la creación del evento debe guardar absoluta coherencia con los objetivos esperados. Siguiendo con el ejemplo del departamento comercial que necesita, a través de un evento, aumentar sus ventas, si un evento realizado para conseguir dicho objetivo es impecable en cuanto a ejecución, pero no consigue la finalidad de vender, el evento habrá fracasado.
Los tipos de público en los eventos corporativosEl productor debe tener claro que los objetivos de los eventos y los conceptos creativos que deriven de ellos dependen del tipo de público al cual se necesite impactar. Cada tipo de público tiene un perfil y un conjunto de necesidades muy distinto uno de otro. Así también, la empresa, requerirá comunicar o influir por razones diversas a estos grupos.
Dentro de los tipos de público, podemos destacar básicamente tres:
1. Consumidores finales:Este grupo está compuesto por todas aquellas personas o empresas a las cuales van dirigidos los productos y servicios.
Pueden estar divididos en varios subgrupos o segmentos de clientes. Por ejemplo, para una compañía que produce y vende vinos, el consumidor final está representado por aquellas personas que finalmente compran y beben sus vinos. Puede que dentro de ese grupo existan sea posible diferenciar grupos más pequeños con características claras (edad, sexo, nivel socioeconómico, etc) Lo importante aquí es que todos ellos tienen en común ser consumidores de nuestros productos.
2. Canales de distribución: Los canales de distribución son otro tipo importantísimo de clientes para la empresa. Son en definitiva quienes hacen posible que el producto o servicio llegue al consumidor final. Sin este eslabón sería imposible que la empresa pudiera subsistir.Los canales pueden estar compuestos por cadenas de comercio al por menor de cualquier tipo (supermercados, almacenes, quioscos, restaurantes, hoteles, sistemas de venta directa, etc.) Cabe destacar que en este tipo de público podemos reconocer a dos subgrupos muy claros y con fuertes diferencias entre ellos, pero ambos de vital importancia para los objetivos de la empresa2a. Directivos del canal: Compuesto por los dueños y ejecutivos.
2b. Operadores del canal: compuesto por las personas que son empleados o colaboradores del canal y toman contacto con el consumidor final.
Siguiendo con el ejemplo de la empresa de vinos, su público "a" del canal podría estar representado por dueños de restaurantes y su público "b" por el personal que atiende las mesas en el restaurant.Un pequeño análisis nos permite darnos cuenta que los directivos del canal "abren" las puertas a que se venda el vino de la marca de la empresa en sus establecimientos, pero ello no asegura que éste llegue al consumidor final. En este caso, quien tiene mayor poder de influencia para que la marca de vino en cuestión se venda es el operador del canal. La persona que atenderá al público en las mesas y posiblemente recomendará determinado vino.
3. Comunidad de la empresa u organización: llamado también cliente interno.La comunidad está compuesta por los todos los trabajadores, colaboradores y proveedores.Son todos aquellos que de una u otra forma están involucrados en la administración, producción y calidad del producto o servicio de la compañía o institución.
Es claro, que al analizar los distintos tipos de públicos se vislumbran perfiles muy variados de personas, lo cual determinará cada evento, su contenidos y formatos, en base a lo que sea adecuado para cada uno de ellos.
Ejemplos de objetivos a cumplir a través de un evento:
-Captar patrocinantes. Conseguir fondos para su causa.
-Atraer nuevos alumnos de pre o postgrado.
-Cambiar una conducta de los ciudadanos, perjudicial para su salud.
-Captar nuevos adherentes.
-Mostrar la labor desarrollada. Informar a los ciudadanos sobre el destino de los recursos.
-Vender nuevas pólizas de seguros.
-Mantener motivados a los trabajadores de la compañía
Universidad
Ministerio de salud
Partido político
Municipalidad o Alcaldía
Compañía de seguros
Departamento de RRHH
-Algunos contenidos base de los eventos:Cultura, deportes, negocios, ciencia, entretenimiento, etc
-Algunos formatos básicos de los eventos:Convenciones, shows, espectáculos, torneos, ferias, exposiciones, actividades de capacitación, concursos, fiestas temáticas, etc.
Secuencia de la Generación de Eventos
El Motivo:
Es el "porqué", íntimamente relacionado con una estrategia global que existe antes de cualquier evento. Al interior de una empresa u organización, este propósito se ve reflejado en su visión y misión.
No tiene una relación inmediata con los objetivos, sino con el enfoque y el contexto de la organización.
El productor, tanto interno como independiente debe conocer los elementos que dan vida a su empresa o institución:
En qué negocio están:
Quiénes y cómo son su clientes. Si existen distintos tipos de clientes debe detallar el perfil de cada grupo.
Cómo interactua la organización con los distintos estamentos de la sociedad
Qué mensajes comunican
Los Objetivos
Es el "para qué". Finalidad inmediata. Mientras más claros y medibles, habrá mayor coherencia entre la creatividad y los resultados.
Dentro de una organización pueden existir objetivos tan diversos como por ejemplo aumentar ventas por una parte mejorar los procesos de producción por otra. Esos distintos obietivos apuntan hacia el propósito de la organización, sin embargo, cada uno de ellos se cumple y se mide de formas específicas.
En ese sentido, el productor de eventos debe saber claramente con qué índice será medido el resultado que se obtenga de las actividades que realice. cuáles son los alcances de dichos objetivos y con qué recursos cuenta para contribuir al cumplimiento de dichas metas.
Esto es de especial importancia, pues la creación del evento debe guardar absoluta coherencia con los objetivos esperados. Siguiendo con el ejemplo del departamento comercial que necesita, a través de un evento, aumentar sus ventas, si un evento realizado para conseguir dicho objetivo es impecable en cuanto a ejecución, pero no consigue la finalidad de vender, el evento habrá fracasado.
Los tipos de público en los eventos corporativosEl productor debe tener claro que los objetivos de los eventos y los conceptos creativos que deriven de ellos dependen del tipo de público al cual se necesite impactar. Cada tipo de público tiene un perfil y un conjunto de necesidades muy distinto uno de otro. Así también, la empresa, requerirá comunicar o influir por razones diversas a estos grupos.
Dentro de los tipos de público, podemos destacar básicamente tres:
1. Consumidores finales:Este grupo está compuesto por todas aquellas personas o empresas a las cuales van dirigidos los productos y servicios.
Pueden estar divididos en varios subgrupos o segmentos de clientes. Por ejemplo, para una compañía que produce y vende vinos, el consumidor final está representado por aquellas personas que finalmente compran y beben sus vinos. Puede que dentro de ese grupo existan sea posible diferenciar grupos más pequeños con características claras (edad, sexo, nivel socioeconómico, etc) Lo importante aquí es que todos ellos tienen en común ser consumidores de nuestros productos.
2. Canales de distribución: Los canales de distribución son otro tipo importantísimo de clientes para la empresa. Son en definitiva quienes hacen posible que el producto o servicio llegue al consumidor final. Sin este eslabón sería imposible que la empresa pudiera subsistir.Los canales pueden estar compuestos por cadenas de comercio al por menor de cualquier tipo (supermercados, almacenes, quioscos, restaurantes, hoteles, sistemas de venta directa, etc.) Cabe destacar que en este tipo de público podemos reconocer a dos subgrupos muy claros y con fuertes diferencias entre ellos, pero ambos de vital importancia para los objetivos de la empresa2a. Directivos del canal: Compuesto por los dueños y ejecutivos.
2b. Operadores del canal: compuesto por las personas que son empleados o colaboradores del canal y toman contacto con el consumidor final.
Siguiendo con el ejemplo de la empresa de vinos, su público "a" del canal podría estar representado por dueños de restaurantes y su público "b" por el personal que atiende las mesas en el restaurant.Un pequeño análisis nos permite darnos cuenta que los directivos del canal "abren" las puertas a que se venda el vino de la marca de la empresa en sus establecimientos, pero ello no asegura que éste llegue al consumidor final. En este caso, quien tiene mayor poder de influencia para que la marca de vino en cuestión se venda es el operador del canal. La persona que atenderá al público en las mesas y posiblemente recomendará determinado vino.
3. Comunidad de la empresa u organización: llamado también cliente interno.La comunidad está compuesta por los todos los trabajadores, colaboradores y proveedores.Son todos aquellos que de una u otra forma están involucrados en la administración, producción y calidad del producto o servicio de la compañía o institución.
Es claro, que al analizar los distintos tipos de públicos se vislumbran perfiles muy variados de personas, lo cual determinará cada evento, su contenidos y formatos, en base a lo que sea adecuado para cada uno de ellos.
Ejemplos de objetivos a cumplir a través de un evento:
-Captar patrocinantes. Conseguir fondos para su causa.
-Atraer nuevos alumnos de pre o postgrado.
-Cambiar una conducta de los ciudadanos, perjudicial para su salud.
-Captar nuevos adherentes.
-Mostrar la labor desarrollada. Informar a los ciudadanos sobre el destino de los recursos.
-Vender nuevas pólizas de seguros.
-Mantener motivados a los trabajadores de la compañía
Universidad
Ministerio de salud
Partido político
Municipalidad o Alcaldía
Compañía de seguros
Departamento de RRHH
PRE-PRODUCCIÓN:
El Concepto Creativo
Es el "cómo" teórico. Unión de elementos a los cuales nuestro público objetivo es positivamente sensible.Ej. Tipo de actividad, atractivos, presencia de personalidad, situación, estado emotivo, sensaciones etc.
La creatividad siempre está al servicio de un objetivo, por más concreto o abstracto que éste sea y en el caso de los eventos, esta premisa es aún más real.
Un concepto creativo en un enfoque "artístico - escénico" del evento, gracias al cual se podrán cumplir las metas propuestas.
Esa creación debe ser coherente con el propósito de la organización y con sus objetivos inmediatos. Todos los elementos de tensión y distensión, todo detalle del programa que se combine para atraer, enamorar y encantar al público asistente, deben apuntar a esa finalidad/objetivo.
La Planificación
Es el cómo (práctico). El "aterrizaje" a la realidad de todos los aspecto que harán posible la concreción de los conceptos creativos.
Desde ya recomendamos a los alumnos de este curso, complementar sus conocimientos sobre este punto a través del curso "plan de negocio" el cual también está disponible en nuestro sistema de educación abierta.
Puntos más importantes de la planificación/pre-produccón:
-Organizacional: Presupuestos, proveedores, Cronogramas, locaciones, Recursos Humanos
-Financiera: Fuentes de ingreso: fondos propios de la empresa u organización; detección de patrocinadores, auspiciadores; determinación de valores de entrada (si es que se cobrará por ellas); búsqueda de canjes, donaciones, etc.
-Marketing y difusión: Los métodos a través de los cuales se asegurará la asistencia del público. Medios de comunicación, listas de invitados, captación de público,etc.
-Desarrollo del guión técnico del evento: Geografía de piso, distribución de tiempos, manejo de tensión y distensión.
Así también debe considerar los caminos alternativos, por ejemplo, en materia financiera, si no se cuenta con los recursos suficientes, el plan podría mostrar la necesidad de contar con aportes monetarios a través de patrocinios-sponsor's.
Asimismo, si la productora no posee todas las habilidades necesarias para llevar a cabo el evento, podría decidir subcontratar los servicios externos de empresas especializadas en aquello que no es capaz de realizar.
Puede que al interior de una empresa, exista la necesidad de producir un evento y por cualquier razón, la decisión de entregar financiamiento a esa actividad esté radicada en un departamento totalmente ajeno al evento, como podría ser el área de finanzas.
En ese caso, la planificación debe contener las formas de "vender" y convencer sobre las bondades del proyecto a esa otra área de la empresa. Es necesario producir un involucramiento de todos aquellos departamentos y personas que influirán en el éxito de nuestro evento.
La Ejecución
Es la puesta en marcha y desarrollo del evento desde el minuto en que se comiencen a utilizar los recursos humanos, técnicos y financieros destinados al proyecto hasta la conclusión del evento.
Contrataciones: Locaciones, proveedores, logística.
Financiera: Presentaciones y cierre de patrocinios, auspicios. Puesta a la venta de adhesiones.
Marketing y difusión: Medios, invitados, captación de público, promoción, etc.
Puesta en escena: Día D. Ejecución del guión técnico.
Medición de resultados
Medición del costo/beneficio
Evaluación de la ejecución y sus actores
Evaluación de satisfacción
Informe a los departamentos involucrados, a clientes, patrocinadores, sponsor´s y medios.
Si todo encajó y el análisis/evaluación que hiciste de tu evento en este último punto, la post-producción, te deja con ánimo y fuerzas para el siguiente: ¡Tienes Madera de Productor!
Cuéntame tus experiencias...
Desde ya recomendamos a los alumnos de este curso, complementar sus conocimientos sobre este punto a través del curso "plan de negocio" el cual también está disponible en nuestro sistema de educación abierta.
Puntos más importantes de la planificación/pre-produccón:
-Organizacional: Presupuestos, proveedores, Cronogramas, locaciones, Recursos Humanos
-Financiera: Fuentes de ingreso: fondos propios de la empresa u organización; detección de patrocinadores, auspiciadores; determinación de valores de entrada (si es que se cobrará por ellas); búsqueda de canjes, donaciones, etc.
-Marketing y difusión: Los métodos a través de los cuales se asegurará la asistencia del público. Medios de comunicación, listas de invitados, captación de público,etc.
-Desarrollo del guión técnico del evento: Geografía de piso, distribución de tiempos, manejo de tensión y distensión.
La planificación debe ser un documento escrito, oiga: ESCRITO, que debe responder las preguntas básicas: qué hacer, quien lo debe hacer, cuándo y con qué medios.
Así también debe considerar los caminos alternativos, por ejemplo, en materia financiera, si no se cuenta con los recursos suficientes, el plan podría mostrar la necesidad de contar con aportes monetarios a través de patrocinios-sponsor's.
Asimismo, si la productora no posee todas las habilidades necesarias para llevar a cabo el evento, podría decidir subcontratar los servicios externos de empresas especializadas en aquello que no es capaz de realizar.
Puede que al interior de una empresa, exista la necesidad de producir un evento y por cualquier razón, la decisión de entregar financiamiento a esa actividad esté radicada en un departamento totalmente ajeno al evento, como podría ser el área de finanzas.
En ese caso, la planificación debe contener las formas de "vender" y convencer sobre las bondades del proyecto a esa otra área de la empresa. Es necesario producir un involucramiento de todos aquellos departamentos y personas que influirán en el éxito de nuestro evento.
PRODUCCIÓN:
Es la puesta en marcha y desarrollo del evento desde el minuto en que se comiencen a utilizar los recursos humanos, técnicos y financieros destinados al proyecto hasta la conclusión del evento.
Fotografía: University of Texas
Financiera: Presentaciones y cierre de patrocinios, auspicios. Puesta a la venta de adhesiones.
Marketing y difusión: Medios, invitados, captación de público, promoción, etc.
Puesta en escena: Día D. Ejecución del guión técnico.
POST-PRODUCCIÓN:
Esta es la última etapa, donde toca reflexionar, evaluar el impacto de nuestra creación.
Aquí debes sentarte a realizar:
La EvaluaciónMedición de resultados
Medición del costo/beneficio
Evaluación de la ejecución y sus actores
Evaluación de satisfacción
Informe a los departamentos involucrados, a clientes, patrocinadores, sponsor´s y medios.
Si todo encajó y el análisis/evaluación que hiciste de tu evento en este último punto, la post-producción, te deja con ánimo y fuerzas para el siguiente: ¡Tienes Madera de Productor!
Cuéntame tus experiencias...
saludos, somos una intitucion para la formación de artistas integrales,estamos muy interesados obtener información referente a la producción, gracias
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